e-Factura • Arhivare • ~8–10 min citire

Arhivare e-Factura și SPV ANAF – ce salvezi local, ce lași în SPV și cum te pregătești pentru verificări

E ușor să lași totul „în SPV” și să speri că va fi mereu acolo. Dar când ai nevoie de o factură rapid, de dovada trimiterii sau de o versiune exactă, o arhivă locală curată îți salvează ore. Uite o schemă simplă, ușor de implementat.

Pe scurt

Păstrează local: PDF + fișier trimis (XML/zip) + confirmare/status.
Organizează pe an/lună și număr factură.
Nu te baza pe căutări manuale când e urgent.
Fă backup (cloud + local), măcar săptămânal.

Notă: pentru termene/obligații exacte de păstrare, verifică regulile aplicabile situației tale.

1) Ce merită arhivat

Pentru fiecare factură, ideal ai 3 lucruri:

PDF-ul (ce trimiți clientului);
fișierul tehnic trimis în e-Factura (XML/zip);
confirmarea/recipisa sau o dovadă de status (validată/respinsă).

2) Structură simplă de foldere

/Arhiva-Facturi/
├── 2026/
│ ├── 01-Ianuarie/
│ ├── 02-Februarie/
│ └── ...
└── 2025/...

În fiecare lună, pui subfoldere: PDF / XML / Confirmări (sau toate împreună, dacă preferi simplu).

3) Cum denumești fișierele ca să le găsești

Exemplu practic de denumire:

PF-2026-000123__ClientSRL__2026-01-15.pdf
PF-2026-000123__ClientSRL__2026-01-15.xml
PF-2026-000123__confirmare__validata.txt

4) Backup: varianta minimă

Minim rezonabil:

o copie locală (PC / HDD extern);
o copie în cloud (Drive/OneDrive etc.), criptată dacă ai date sensibile.

5) Ce ai nevoie la o verificare

În general, te ajută să ai rapid:

factura (PDF) + baza (XML);
dovada trimiterii/validării (status/confirmare);
un export pe perioadă (luna X) cu toate facturile emise.

6) Cum te ajută PFAssist

Arhivă automată: PDF + fișier e-Factura + confirmări.
Export pe lună/an în 2 click-uri.
Căutare rapidă după client, sumă, număr, status.
Backup logic (fără să-ți amintești tu de fiecare dată).

Organizează arhiva cu PFAssist →