Obligații fiscale • ~7–9 min citire

Arhivarea facturilor e-Factura – ce păstrezi, în ce format și cât timp

Mulți PFA și firme cred că, dacă factura este „în e-Factura”, nu mai trebuie păstrat nimic local. În realitate, arhivarea este obligația ta, iar lipsa documentelor poate crea probleme serioase la controale.

Pe scurt

XML-ul e-Factura este documentul fiscal principal.
PDF-ul este util, dar nu suficient.
Trebuie păstrate și răspunsurile de validare.
Arhivarea se face pe termen lung.

Notă: articol informativ, nu consultanță fiscală.

1) De ce este obligatorie arhivarea

Chiar dacă factura este transmisă și validată în e-Factura, responsabilitatea păstrării documentelor rămâne la contribuabil.

La controale, inspectorii :contentReference[oaicite:0]{index=0} pot solicita documentele justificative, nu doar verificarea lor în sistem.

2) Ce documente trebuie păstrate

Pentru fiecare factură transmisă prin e-Factura, trebuie să ai arhivate:

fișierul XML transmis;
răspunsul de validare (acceptat / respins);
PDF-ul facturii (pentru uz intern / client);
eventualele documente de corecție (storno, refacturare).

3) În ce format se arhivează

Din punct de vedere fiscal:

XML-ul este documentul oficial;
PDF-ul nu înlocuiește XML-ul;
fișierele trebuie păstrate într-un format lizibil și accesibil.

4) Cât timp trebuie păstrate

Termenul general de păstrare a documentelor fiscale este de minimum 10 ani, conform legislației în vigoare.

Această perioadă se aplică și facturilor transmise prin e-Factura.

5) Structură recomandată de arhivă

/arhiva-facturi
  /2026
    /01
      /client-ABC
        factura-001.xml
        factura-001.pdf
        factura-001-status.xml
      /client-XYZ
        factura-002.xml
        factura-002.pdf
        factura-002-status.xml

Nu contează structura exactă, ci să poți identifica rapid orice factură cerută la control.