Sari la conținut
PFAssist
PFAssist
Automatizare fiscală PFA

Ghid practic • ~10–14 min citire

Arhivare corectă e-Factura: XML, PDF și confirmări (ce păstrezi și cât timp)

În RO e-Factura, “factura adevărată” este XML-ul. PDF-ul este util pentru client și pentru tine, dar nu înlocuiește fișierul structurat. Dacă vrei să fii liniștit la control și să nu pierzi timp când apare o eroare, ai nevoie de o arhivă simplă și completă.

Pe scurt

  • ✅ Păstrezi XML-ul transmis (emitent).
  • ✅ Păstrezi răspunsul / confirmarea (status: valid/respins, index de încărcare).
  • ✅ Păstrezi PDF-ul pe care îl trimiți clientului (B2B/B2C).
  • ✅ Organizezi pe luni (și eventual pe clienți).
  • ✅ Descarci răspunsurile în timp util: în SPV, fișierele sunt disponibile la descărcare o perioadă limitată (ex. 60 zile).

1) Ce păstrezi (minimum necesar)

1) XML-ul (factura în RO e-Factura)

Este fișierul pe care îl transmiți în sistem (UBL/RO-CIUS). Dacă ai doar PDF, îți va fi greu la verificări/erori.

2) Confirmarea / răspunsul (status + index)

După transmitere primești index de încărcare și ulterior răspuns (valid/respins). Păstrează măcar: index + fișierul de răspuns / recipisa / mesajul descărcat.

3) PDF-ul trimis clientului

PDF-ul e util în relația cu clientul (și pentru tine). La B2C, tu îl comunici clientului (email/print).

2) De ce contează arhivarea

Control / audit

Dacă ai nevoie să dovedești o emitere/transmitere, vrei să ai rapid XML + confirmare, nu să cauți prin email-uri.

Erori / refaceri

Când apare o eroare (BT/BR), rezolvi rapid dacă ai la îndemână XML-ul și mesajul de răspuns.

Reconciliere cu contabilitatea

Închizi luna mai ușor dacă ai totul pe luni și poți vedea imediat “ce a fost emis / transmis / încasat”.

Economisești timp

Arhiva bună e un “sistem”: îți ia 2 minute acum și îți salvează ore mai târziu.

3) Structură simplă de foldere (recomandare)

/arhiva-efactura
  /2025-12
    /Client-ABC
      001.xml
      001.pdf
      001-raspuns.xml
    /Client-XYZ
      002.xml
      002.pdf
      002-raspuns.xml
  /2026-01
    ...

Dacă nu vrei subfoldere pe client, poți păstra totul direct în folderul lunii, dar păstrează o convenție de nume.

Convenție de nume recomandată

  • SERIE-NR_YYYY-MM-DD_Client.xml
  • SERIE-NR_YYYY-MM-DD_Client.pdf
  • SERIE-NR_YYYY-MM-DD_Client_rsp.xml

4) SPV: de ce să descarci repede (ex. 60 zile)

În ghidurile de utilizare și explicațiile practice, apare ideea că răspunsurile/fișierele sunt disponibile la descărcare pentru o perioadă limitată (ex. 60 zile), după care sunt arhivate. De aceea: fă o rutină de descărcare + arhivare (săptămânal sau lunar).

Rutina recomandată

  1. La final de săptămână (sau lună), intri în SPV → “Răspunsuri factură”.
  2. Descarci răspunsurile pentru perioada respectivă.
  3. Le muți în arhiva pe lună și ești “safe”.

5) Arhivare la B2C (persoane fizice)

La B2C, tu comunici factura către client (PDF), iar în SPV raportezi XML-ul. Păstrează ambele: XML (raportare) + PDF (comunicare) + confirmările.

Tip rapid

Dacă ai mesaj BT-47 “nu poate fi comunicată către destinatar”, la B2C e frecvent un mesaj informativ. Tu tot trebuie să ai arhiva completă și să trimiți clientului factura.

6) Checklist final

  1. Am XML-ul transmis (pentru fiecare factură)?
  2. Am confirmarea / răspunsul (status) + indexul de încărcare?
  3. Am PDF-ul trimis clientului?
  4. Le-am organizat pe lună (și opțional pe client)?
  5. Am descărcat răspunsurile din SPV la timp (nu am lăsat să expire perioada de acces)?

7) Cum te ajută PFAssist

  • Export pe lună: XML + PDF + confirmări într-un singur click.
  • Istoric: status + index de încărcare (rapid la erori).
  • Structură de arhivă recomandată (ca să găsești orice factură imediat).
Vezi PFAssist →

Notă: articol informativ, nu consultanță fiscală. Pentru cerințe de arhivare pe termen lung, verifică și regulile contabile aplicabile.