Sari la conținut
PFAssist
PFAssist
Automatizare fiscală PFA

Checklist • ~8–10 min citire

Checklist lunar PFA: e-Factura, arhivare, plăți și ordine (15 minute/lună)

Secretul la PFA nu e “să muncești mai mult”, ci să ai o rutină simplă care te ține în ordine. Mai jos ai un checklist lunar pe care îl poți face în ~15 minute: facturi, RO e-Factura, arhivare, verificări anti-erori și pregătire pentru contabilitate.

Pe scurt

  1. Verifici facturile emise (serie/număr, client, totaluri).
  2. Verifici status e-Factura (validat/respins) și descarci răspunsurile.
  3. Arhivezi: XML + confirmări + PDF (ordonat pe luni).
  4. Notezi plățile încasate și cheltuielile (minim: ce ai în extras).
  5. Îți faci un mini-raport pentru tine: venituri / cheltuieli / cash.

Notă: articol informativ, nu consultanță fiscală. Pentru cazuri speciale, verifică cu contabilul.

1) Rutina lunară (15 minute)

Minutul 0–3: “Toate facturile sunt în regulă?”

  • Seria/numărul sunt consecutive (fără “goluri” neexplicate).
  • Date client corecte (mai ales CUI/CIF pe B2B).
  • Totalurile sunt coerente (subtotal/TVA/total).

Minutul 3–7: “e-Factura are status OK?”

  • Ai trimis tot ce ai emis (nu ai facturi “uitate”).
  • Nu ai facturi respinse (sau le ai notate pentru refacere).
  • Ai salvat indexul de încărcare pentru fiecare (util la status/erori).

Minutul 7–10: Arhivare (XML + confirmări + PDF)

Creezi un folder pe lună (ex: 2026-01) și pui acolo: XML (trimis), confirmări/răspunsuri (status), plus PDF (pentru client).

Minutul 10–13: Încasări & cheltuieli (minimul necesar)

  • Te uiți pe extras: ce facturi sunt plătite / neplătite.
  • Notezi cheltuielile evidente (abonamente, consumabile, deplasări etc.).
  • Nu perfecțiune: doar “să fie prins tot ce contează”.

Minutul 13–15: Mini-raport (pentru tine)

  • Total venituri luna asta
  • Total cheltuieli luna asta
  • Cash rămas / ce ai de încasat

Dacă faci asta lunar, nu mai ai “surprize” la final de an.

2) e-Factura: verificări rapide (anti-amenzi)

Cel mai des pierzi timp din 2 motive: (1) ai facturi respinse și nu le-ai văzut, (2) ai trimis cu întârziere. De aceea, lunar fă 3 verificări simple:

  1. Compari “facturi emise” vs “facturi transmise” (să nu lipsească nimic).
  2. Verifici status: validat / respins (și descarci mesajele de eroare).
  3. Setezi reminder la termenul legal (mai ales la final de lună/an).

Tip util

Trimite e-Factura în aceeași zi în care emiți factura. Chiar dacă ai un termen legal de câteva zile, “same day” te scapă de stres și de riscul să uiți.

3) Arhivare: ce păstrezi și cum

În RO e-Factura, XML-ul este “sursa”. PDF-ul e util pentru client și pentru tine, dar nu înlocuiește XML-ul. Recomandarea practică: arhivezi complet și ordonat.

Structură simplă de foldere

/arhiva-facturi
  /2026-01
    /client-ABC
      001.xml
      001.pdf
      001-status.xml (sau raspuns)
    /client-XYZ
      002.xml
      002.pdf
      002-status.xml

Nu contează formatul exact, contează să găsești orice factură în 10 secunde.

4) Plăți și încasări: minimul necesar

Nu ai nevoie de un ERP. Lunar, minimul care te ajută enorm:

Încasări

  • ce facturi sunt plătite
  • ce facturi sunt restante
  • când estimezi că intră banii

Cheltuieli

  • abonamente & utilități
  • consumabile / servicii
  • deplasări (dacă ai)

Tip rapid

Dacă te “încurci” la final de an, de obicei lipsesc 2 lucruri: o arhivă ordonată și o evidență minimă a încasărilor/cheltuielilor. Dacă le faci lunar, totul devine simplu.

5) Bonus: 3 remindere anuale (nu le uita)

1) Declarația unică (212)

De obicei, termenul pentru definitivarea veniturilor este în jurul datei de 25 mai (anul următor). Verifică anual calendarul oficial ANAF / comunicările locale.

2) Verificare “arhiva completă” pe întreg anul

O dată pe an, verifică dacă fiecare lună are: XML + confirmări + PDF (și nu ai “găuri”).

3) Remindere pentru modificări legislative

Dacă apare o modificare (ex. termene e-Factura, formulare, proceduri), îți ajustezi rutina. De aceea e util să urmărești periodic comunicările ANAF / MF.

6) Cum te ajută PFAssist

  • Istoric facturi + status e-Factura într-un singur loc.
  • Reminder automat ca să nu ratezi termenele de transmitere.
  • Export & arhivare (XML/PDF/confirmări) structurat pe luni.
  • Checklist anti-erori înainte de trimitere (date client, adrese, coduri).
Vezi PFAssist →