Sari la conținut
PFAssist
PFAssist
Automatizare fiscală PFA

Tutorial • ~12–18 min citire

Ghid PFAssist: flux complet (Factura → e-Factura → status → export & arhivă)

În PFAssist, obiectivul e simplu: să treci de la “am de emis o factură” la “am trimis în RO e-Factura și am arhiva completă” fără să te pierzi prin fișiere și meniuri. Mai jos ai fluxul complet, ca o rețetă: setezi o dată datele, apoi fiecare factură devine un proces repetabil.

Pe scurt (flow-ul PFAssist)

  1. Setezi emitentul (PFA), seria, cont, contact.
  2. Adaugi clienți (B2B/B2C) + servicii/produse.
  3. Emiți factura (PDF pentru client + XML pentru RO e-Factura).
  4. Trimiți în RO e-Factura și salvezi indexul.
  5. Verifici status (valid/respins) și rezolvi erorile dacă apar.
  6. Exportezi arhiva lunară: XML + PDF + confirmări.

1) Setup inițial (o singură dată)

Pasul 1: Date emitent (PFA)

  • Denumire / CUI / adresă
  • Telefon, email (utile pentru PDF)
  • Cont bancar (IBAN) și banca

Pasul 2: Seria și numerotarea

Alegi seria (ex: PFA2026) și te asiguri că numerotarea este consecventă. Dacă vii dintr-un alt sistem, setezi “următorul număr” ca să continui fără goluri.

Tip practic

Setup-ul bun e 80% din viteză. După ce ai emitent + serie + clienți, o factură poate fi emisă și trimisă foarte rapid (chiar în ~20 min, “cap-coadă”, dacă ai datele la îndemână).

2) Clienți: B2B vs B2C

B2B (firmă)

  • CUI/CIF complet și corect
  • Denumire + adresă
  • Persoană contact (opțional)

Majoritatea respingerilor vin din CUI/adrese incomplete sau formatare greșită.

B2C (persoană fizică)

  • Nume + adresă
  • CNP (doar dacă este furnizat/acceptat)
  • Dacă nu există identificator: „13 zerouri” în fluxul e-Factura

3) Servicii/produse + prețuri

De ce merită să le salvezi

  • Nu mai scrii descrieri repetitiv
  • Prețuri consistente
  • Mai puține greșeli la totaluri

4) Emiterea facturii (PDF + XML)

Pasul 1: Creezi factura

  • Selectezi clientul
  • Adaugi serviciile/produsele
  • Verifici scadența, moneda, totalul

Pasul 2: Generezi documentele

  • PDF (pentru trimitere la client)
  • XML (pentru RO e-Factura)

În e-Factura, XML-ul este documentul “oficial” în sistem. PDF-ul rămâne util pentru comunicare.

5) Trimitere în RO e-Factura + index

Ce obții după trimitere

  • Index de încărcare (ID-ul de urmărire)
  • Status în timp: în prelucrare → validat / respins

Păstrează indexul. Te ajută la verificări, erori, export și audit.

6) Status: validat / respins (ce faci)

Dacă e validat

  • Marchezi factura “OK” în evidență
  • Arhivezi XML + confirmare + PDF

Dacă e respins

  • Citești mesajul (BT/BR)
  • Corectezi datele (client/adresă/coduri)
  • Regenerezi XML și retrimiți (index nou)

Tip rapid

Nu reîncerca “la ghici”. Descarcă mesajul exact, corectează câmpul indicat și retrimite.

7) Export & arhivă (lunar)

Ce exporți la final de lună

  • Toate XML-urile trimise
  • Confirmările / răspunsurile (status)
  • PDF-urile trimise clienților

Ideal: folder pe lună (2026-01, 2026-02 etc.) ca să găsești totul instant.

8) Checklist “înainte să închizi luna”

  1. Toate facturile emise au fost trimise în e-Factura?
  2. Există facturi “respins” necorectate?
  3. Ai arhiva completă: XML + confirmări + PDF?
  4. Ai un export pe lună (backup local/cloud)?

CTA

Dacă vrei un flux simplu și repetabil, PFAssist îți ține la un loc: emitere, trimitere, status și arhivă.

Încearcă PFAssist →