Ghid practic • ~8–12 min citire
SPV pentru e-Factura: cont, roluri, pași și setări (ghid simplu)
Dacă trimiți RO e-Factura ca PFA, totul se învârte în jurul SPV (Spațiul Privat Virtual): de aici încarci XML-ul, verifici statusul și descarci răspunsurile. Mai jos ai pașii clari ca să nu te blochezi.
Pe scurt
- ✅ Trimiterea efectivă în RO e-Factura se face din SPV (meniul Factura electronică).
- ✅ În SPV alegi Sintaxă XML (UBL) + CIF, încarci fișierul și primești Index de încărcare.
- ✅ Răspunsurile/fișierele sunt disponibile la descărcare 60 de zile în sistem (apoi se arhivează).
1) Ce este SPV și unde te înrolezi
SPV (Spațiul Privat Virtual) este serviciul online ANAF pentru comunicare și depuneri. ANAF are pagină dedicată de Înregistrare/Înrolare și separă fluxul pe categorii (persoane fizice vs persoane juridice/alte entități).
PFA intră de obicei la “alte entități fără personalitate juridică”
Dacă ai PFA (CUI/CIF), cel mai des vei folosi zona “persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică” (exact cum e structurată pagina ANAF pentru înrolare).
Notă: Pentru transmiterea facturilor, ghidul ANAF indică autentificarea pe portal prin “Autentificare cu certificat” (adică semnătură/certificat digital). În practică, asta e partea care poate dura cel mai mult la început.
2) Roluri și “CIF factură” (de ce contează)
În RO e-Factura există roluri (emitent/destinatar). Iar în SPV, la trimitere, alegi CIF factură — fiindcă un utilizator poate avea drepturi pe mai multe coduri fiscale.
Emitent
Tu ești vânzătorul: emiți factura și o transmiți în sistem.
Destinatar
Clientul: primește factura în sistem și o descarcă din SPV.
Important: în RO e-Factura “factura” este XML, nu PDF
Sistemul lucrează cu facturi în format electronic structurat (XML). PDF-ul nu este considerat factură electronică în sens RO e-Factura.
3) Cum trimiți o factură în SPV (pas cu pas)
Pasul 1: Autentificare în SPV
Conform ghidului ANAF, pentru transmitere te autentifici pe portal prin “Autentificare cu certificat”.
Pasul 2: Meniu → “Factura electronică” → “Trimitere factură”
După autentificare, intri în meniul Factura electronică și alegi Trimitere factură.
Pasul 3: Selectezi “Sintaxă XML (UBL)” și “CIF factură”
La trimitere selectezi sintaxa (predefinit UBL) și CIF-ul vânzătorului (mai ales dacă ai drepturi pe mai multe coduri).
Pasul 4: Upload XML → “Transmitere XML Factură”
Apeși Choose File, alegi fișierul XML și trimiți (butonul de transmitere). Vei primi confirmarea că fișierul a fost transmis și urmează a fi prelucrat.
Tip rapid
Dacă ai deja XML-ul, trimiterea “manuală” din SPV este simplă. Greșelile apar mai ales la: CIF greșit, fișier XML nevalid sau completare incompletă la parteneri.
4) Cum verifici statusul (Index de încărcare)
După transmitere, sistemul îți dă un ID numit Index de încărcare. Îl folosești ca să verifici starea fișierului transmis (în câmpul dedicat pentru verificare).
Ce păstrezi
- Index de încărcare (pentru status / referință)
- Fișierul XML transmis
- Răspunsul/confirmarea din sistem
5) Cum descarci factura / răspunsurile
Pentru descărcare, ghidul ANAF indică secțiunea “Factura electronică – Răspunsuri factură”: selectezi CIF + perioada (numărul de zile), apeși “Obține răspunsuri”, apoi descarci.
Atenție la perioada de 60 de zile
Fișierele valide (și mesajele de eroare) sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile, după care sunt arhivate electronic (și se eliberează la cerere).
6) Setări utile (notificări, arhivare)
Notificări pe email
Sistemul poate trimite notificări automat către adresele de email completate în SPV, dacă este exprimată opțiunea pentru notificări.
Arhivare minimă recomandată
- Folder pe luni (ex: 2026-01, 2026-02)
- Subfolder pe client sau pe serie
- Păstrezi: XML + confirmare/status + PDF “de vizualizare” (dacă îl generezi)
7) Cum te ajută PFAssist
- Template-uri (emitent / clienți / servicii) ca să nu reintroduci datele.
- Generare XML conform și checklist anti-erori înainte de trimitere.
- Status & istoric (index de încărcare + ce s-a întâmplat) într-un singur loc.
- Reminder de deadline (mai ales la final de lună/an).