Ghid practic • ~7–10 min citire
Trimite e-Factura în ~20 de minute (PFA): ghid rapid în PFAssist
Dacă ai datele firmei pregătite și acces la SPV, prima trimitere în RO e-Factura poate fi făcută în aproximativ 20 de minute. Mai jos ai pașii clari (și ce te blochează cel mai des).
Notă importantă: În practică, cel mai mult durează înrolarea / aprobările (ex. certificat / drepturi), care pot varia de la câteva ore la câteva zile, în funcție de documente și validări. După ce ai accesul, trimiterea efectivă devine rapidă.
1) Ce îți trebuie înainte să începi
Pentru a folosi RO e-Factura, baza este accesul în SPV (Spațiul Privat Virtual). Fără SPV nu poți transmite facturi în sistem. În materialele ANAF despre RO e-Factura, SPV este menționat explicit ca necesar pentru utilizare.
- ✅ Datele PFA/firmă: CUI/CIF, adresă, cont bancar, serie/număr factură
- ✅ Datele clientului: CUI/CIF (B2B) sau datele necesare pentru B2C (după caz)
- ✅ SPV funcțional + roluri/drepturi corecte
- ✅ Un mod de generare/transformare în formatul cerut (UBL / RO_CIUS). PFAssist te ajută să nu te lovești de partea tehnică.
Context util: RO e-Factura folosește un format standardizat (bazat pe standardul european EN 16931 și cerințe naționale), de aceea “copy-paste din Word” nu e suficient — ai nevoie de structură validă.
2) Planul de ~20 minute (pas cu pas)
Minutul 0–3: Pregătești factura
Completezi datele emitentului și ale clientului. În PFAssist salvezi “șabloane” (emitent + clienți), ca să nu rescrii aceleași câmpuri la fiecare factură.
Minutul 3–8: Adaugi produse/servicii
Introduci liniile de factură (denumire, cantitate, preț, TVA dacă e cazul). Dacă emiți des aceleași servicii, le salvezi ca “produse” și doar le selectezi.
Minutul 8–12: Verificare rapidă (anti-erori)
- Serie/număr și dată corecte
- CUI/CIF client valid (mai ales pe B2B)
- Totaluri coerente (subtotal/TVA/total)
Minutul 12–17: Trimitere în RO e-Factura
Apeși “Trimite” și PFAssist face încărcarea în sistem (în spate există fișiere/mesaje, dar nu trebuie să le gestionezi manual). În materialele ANAF, transmiterea facturii este un pas separat în fluxul RO e-Factura.
Minutul 17–20: Status + arhivare
Verifici dacă a fost “acceptată/validată” și salvezi documentele (XML + dovada/confirmarea). Recomandarea practică este să păstrezi structurat fișierele, ca să le găsești rapid la un control sau la reconciliere.
Îți rămâne doar să respecți termenul
În documentația ANAF este menționat termenul de transmitere (ex. 5 zile calendaristice) și sancțiuni pentru nerespectare. În decembrie 2025 au apărut și informații în presă despre un proiect care ar schimba termenul la 5 zile lucrătoare. Noi, în PFAssist, putem afișa un “deadline reminder” ca să nu uiți.
3) 3 greșeli care te încetinesc
1) “Nu am SPV / nu am drepturi”
Dacă nu ești înrolat corect, te blochezi înainte să începi. Odată ce SPV e funcțional, fluxul devine repetabil și rapid.
2) Date incomplete la client
Cel mai des: CUI greșit, adresă lipsă, denumire nepotrivită. Soluția: salvează clientul ca “contact” și nu mai reintroduci datele.
3) Nu arhivezi XML-ul și confirmările
Chiar dacă tu lucrezi “în PDF”, RO e-Factura e construit pe fișiere structurate. Păstrează arhiva organizat (pe luni / clienți).
Întrebări frecvente
Cât durează “validarea” în sistem?
Depinde de sistem și de corectitudinea datelor. Important: tu să trimiți în termen și să urmărești statusul.
Pot trimite către persoane fizice (B2C)?
Există prevederi despre transmiterea facturilor în relația B2C și obligativitate începând cu 1 ianuarie 2025, cu excepții pentru unele tipuri de facturi. În PFAssist separăm clar scenariile B2B vs B2C ca să nu greșești.
Ce fac dacă primesc erori?
În general, erorile sunt legate de câmpuri obligatorii, date de identificare sau reguli de totaluri. În articolul următor despre “erori (ex: 751)” îți dau un checklist de depanare.
Vrei să facem trimiterea și mai rapidă?
În PFAssist, ținta e să repeți fluxul în 3–5 minute după ce ai șabloane (emitent + clienți + produse). Următorul pas: introducem “template-uri” și un ecran de status/istoric.
Vezi PFAssist →