Sari la conținut
PFAssist
PFAssist
Automatizare fiscală PFA

Ghid practic • ~8–12 min citire

Cum verifici statusul e-Factura în SPV: index de încărcare, răspunsuri și ce faci dacă e respins

După ce trimiți o factură în RO e-Factura, nu te opri la “s-a încărcat”. Următorul pas obligatoriu este să verifici statusul. Cheia este indexul de încărcare (ID-ul de urmărire). În ghidul ăsta vezi exact ce ai de făcut, ca să nu îți rămână facturi “respins” neobservate.

Pe scurt

  1. Trimiți XML-ul în SPV și notezi indexul de încărcare.
  2. SPV → verifici starea după index (în prelucrare / validat / respins).
  3. SPV → “Răspunsuri factură” → descarci mesajul (mai ales la respins).
  4. Corectezi, regenerezi XML, retrimiți (primești index nou).
  5. Arhivezi: XML + răspuns + PDF (pe lună).

1) Ce este indexul de încărcare (și de ce îl salvezi)

Indexul de încărcare este ID-ul pe care îl primești după transmiterea fișierului (XML) în SPV. Gândește-te la el ca la un “AWB” pentru factură: fără index, îți va fi greu să urmărești rapid exact ce s-a întâmplat cu o anumită transmitere.

Regulă simplă

Pentru fiecare factură transmisă: salvează indexul în evidență (sau în aplicație), ca să poți verifica statusul în 10 secunde.

2) Unde verifici statusul în SPV

În SPV, fluxul e de obicei împărțit în două zone: (1) verificarea stării fișierului transmis (după index) și (2) zona de “Răspunsuri factură” unde descarci mesajul complet (mai ales la erori).

A) Verificare stare (după index)

  • introduci indexul
  • vezi starea curentă
  • confirmi dacă e “final” (validat/respins) sau încă în procesare

B) Răspunsuri factură

  • filtrezi pe perioadă / index / “Erori”
  • descarci mesajul (important la respins)
  • îl arhivezi împreună cu XML-ul

3) Statusuri tipice: în prelucrare / validat / respins

În prelucrare

Sistemul încă procesează fișierul. Revii mai târziu (de obicei nu e nimic de făcut).

Validat

Factura a fost acceptată tehnic. Următorul pas: arhivezi “pachetul complet” (XML + răspuns + PDF).

Respins

Ai o problemă de structură sau reguli (BT/BR). Nu retrimiți la întâmplare: descarci mesajul complet, corectezi exact câmpul indicat și regenerezi XML.

Legătură utilă

Pentru lista de erori frecvente și soluții: vezi articolul Erori e-Factura: soluții.

4) Dacă e respins: pași de rezolvare (fără nervi)

  1. Descarcă mesajul din “Răspunsuri factură” (nu te baza pe un text scurt).
  2. Identifică exact regula: BT-xx / BR-xx / BR-RO-xxx.
  3. Corectează datele la sursă (client/adresă/coduri), nu “cosmetiza” XML-ul manual.
  4. Regenerează XML și retrimite.
  5. Primești index nou și verifici din nou statusul.

Greșeala #1

“Am retrimis același XML de 3 ori.” Nu ajută. Dacă e respins, trebuie corectat câmpul indicat de mesaj.

5) Ce arhivezi după verificare

Când închizi o factură (validat), păstrează pachetul complet. Când e respins, păstrează și motivul, ca să ai istoric.

Pachetul minim

  • XML trimis
  • Răspuns/confirmare (validat/respins) + index
  • PDF (trimis clientului)

Pentru arhivare completă: vezi Arhivare corectă: XML + PDF + confirmări.

6) Rutina recomandată (2 minute/zi)

  1. La final de zi: verifici transmiterea pentru facturile emise azi.
  2. În ziua următoare: verifici status final (validat/respins).
  3. O dată pe săptămână: descarci răspunsurile și faci backup (arhivă pe lună).

7) Cum te ajută PFAssist

  • Salvează automat indexul de încărcare lângă factură.
  • Îți arată statusul într-un singur loc (nu mai cauți prin SPV).
  • Te atenționează dacă o factură e “respins” și trebuie refăcută.
  • Export lunar complet: XML + PDF + confirmări.
Vezi PFAssist →