Sari la conținut
PFAssist
PFAssist
Automatizare fiscală PFA

Checklist • ~10–14 min citire

Factură corectă pentru PFA: câmpuri esențiale, serie/număr și greșeli (plus e-Factura)

O factură “corectă” înseamnă două lucruri: (1) clientul înțelege clar ce plătește și cum, (2) tu nu pierzi timp cu refaceri, erori în e-Factura sau discuții inutile. Mai jos ai un checklist simplu pentru PFA + greșelile care apar cel mai des.

Pe scurt

  1. Ai date complete de emitent (PFA) + date complete de client (B2B/B2C).
  2. Ai serie + număr consecvent (fără haos).
  3. Ai descriere clară servicii/produse + unități + prețuri.
  4. Ai totaluri corecte (și mențiunile relevante, unde e cazul).
  5. Dacă folosești RO e-Factura: PDF = pentru client, XML = pentru sistem.

Notă: articol informativ (nu consultanță fiscală). Cerințele pot depinde de regimul tău (TVA / neTVA / tip activitate).

1) Date emitent (PFA): ce să apară

Ca să fie “curat” și ușor de verificat, partea de emitent ar trebui să fie completă și identică peste tot (în aplicație, în PDF și în XML).

  • Denumire (numele PFA / denumirea comercială, dacă folosești)
  • CUI/CIF
  • Adresă (țară, localitate, județ/sector, stradă, număr)
  • Email + telefon (practic pentru client)
  • IBAN + bancă (dacă încasezi prin transfer)

2) Date client: B2B vs B2C

B2B (firmă)

  • Denumire firmă
  • CUI/CIF (corect, complet)
  • Adresă completă
  • Opțional: persoană de contact

Tip: cele mai multe respingeri în e-Factura apar din CIF/adresă/județ/sector completate inconsistent.

B2C (persoană fizică)

  • Nume + adresă
  • CNP doar dacă se furnizează (în unele fluxuri, când lipsește, se folosește identificator generic)
  • Factura o comunici clientului (PDF/email/print)

Legături utile (din blog)

3) Serie și număr: cum eviți “goluri”

Cea mai simplă regulă: alege o serie logică și ține numerotarea consecventă. Dacă ai două serii (ex: una pentru B2B, una pentru B2C), păstrează-le separate și clare.

Exemple de serii OK

  • PFA-2026 (serie pe an)
  • B2B-2026 și B2C-2026 (dacă vrei separare)

Tip: dacă refaci o factură, păstrează trasabilitatea (nu “rescrie” aceeași factură fără evidență).

4) Liniile de factură: descriere, unități, preț

“Descrierea” e locul unde clarifici: ce ai livrat/prestat, în ce perioadă și în ce unitate. Dacă e clar, scade riscul de dispută și scade timpul pierdut la clarificări.

Rețetă simplă pentru descrieri

  • Serviciu: “Consultanță X – luna 2026-01”
  • Proiect: “Dezvoltare modul Y – sprint 3 (01–15.01.2026)”
  • Produse: denumire + cantitate + unitate

5) Totaluri și mențiuni utile

Totalurile trebuie să fie coerente (subtotal / taxe / total). În plus, ajută mult să ai pe factură: scadență, modalitate de plată și date pentru transfer.

Pe factură (recomandat)

  • Data emiterii
  • Scadență
  • IBAN + bancă
  • Observații (ex: perioadă, contract, proiect)

În e-Factura (practic)

  • Coerență la adrese (țară/județ/sector)
  • Identificatori corecți (CIF B2B / flux B2C)
  • Cod “tip factură” corect (ca să eviți respingeri)

6) Unde apare e-Factura în tot fluxul

În viața reală, tu lucrezi cu două “versiuni” ale aceleiași facturi: PDF (pentru client) și XML (pentru RO e-Factura). Dacă ai datele corecte de la început, trimiterea în SPV devine o formalitate.

Legături utile (din blog)

7) Top greșeli frecvente

  • CIF greșit (client B2B) sau adresă incompletă → risc de respingere în e-Factura.
  • Serie/număr haotic (mai ales când “refaci” facturi) → confuzie și timp pierdut.
  • Descrieri vagi (“servicii diverse”) → clientul întreabă, iar tu explici de 3 ori.
  • Nu verifici statusul după transmitere → ai facturi respinse “uitate”.
  • Nu arhivezi XML + confirmări → cauți în SPV la nevoie și pierzi timp.

8) Checklist final (copy/paste)

  1. Date emitent complete (CIF, adresă, contact, IBAN).
  2. Date client complete (B2B: CIF + adresă; B2C: nume + adresă).
  3. Serie + număr consecvent.
  4. Descriere servicii/produse clară + perioadă (dacă e cazul).
  5. Totaluri coerente + scadență.
  6. Generez PDF (client) + XML (e-Factura).
  7. Transmit în RO e-Factura, salvez indexul și verific status.
  8. Arhivez: XML + confirmări + PDF (pe lună).

9) Cum te ajută PFAssist

  • Ține “emitent + serii + clienți + servicii” salvate ca să emiți rapid.
  • Generează PDF + XML și te ajută să nu uiți câmpuri importante.
  • Status & istoric (index de încărcare) + export arhivă lunară.
Încearcă PFAssist →

Notă: articol informativ. Pentru particularități (TVA, excepții, mențiuni specifice), verifică și cu un contabil.